Buchhalters Hintertürchen

Trotz des eisernen Buchhalter-Grundsatzes "Keine Buchung ohne Beleg" dürfen Kosten in Ausnahmefällen auch ohne ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung steuerlich geltend gemacht werden.

In der Eile kann das durchaus passieren: Einkauf kurz vor Feierabend oder schlichtweg vergessen: Sie haben keinen Beleg! Oft ist es nicht möglich, eine Zweitausfertigung zu erhalten - oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln. Jetzt nicht gleich verzweifeln, es gibt einen Weg……

Verzichten müssen Sie deshalb nämlich auf die steuerliche Anerkennung der betreffenden Ausgabe trotzdem nicht, denn Sie können einen „Eigenbeleg“ ausstellen.

Handschriftlich oder mit Hilfe der EDV, das ist egal. Wichtig aber: Es müssen alle Angaben darauf sein wie bei einem Originalbeleg - also:

Name und Anschrift des Verkäufers,
Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Dienstleistung,
Datum und Rechnungsbetrag.

Den im Rechnungsbetrag ursprünglich enthaltenen Umsatzsteuer-Betrag dürfen Sie aber nicht geltend machen. Dafür bräuchten Sie eine ordentliche Rechnung gemäß § 14 UStG.
Aber Sie dürfen den gesamten Bruttobetrag als Aufwand verbuchen.

Durch Ihre Unterschrift versichern Sie die sachliche Richtigkeit Ihrer Angaben. Obwohl ein solcher Eigenbeleg eine geringere Beweiskraft hat als der ordentliche Beleg eines Geschäftspartners, wird er normalerweise anstandslos vom Finanzamt akzeptiert. Sie dürfen dieses Verfahren allerdings tatsächlich nur in Ausnahmefällen anwenden. Anderenfalls gefährden Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer gesamten Buchführung und haben bei späteren Betriebsprüfungen ein Problem.

Eigenbelege sind nicht nur eine Notlösung bei verlorenen Original-Belegen. Auch bei Nutzung von (Münz-)Automaten (z. B. Telefonen, Kopierern, Parkuhren) oder Trinkgeldern sind eigenhändige Quittungen natürlich möglich.

weitere Infos zu diesem Steuertipp lesen Sie bitte hier...
Profil von Steuerberater anzeigen...