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Digitalisierte Belege in der steuerlichen Betriebsprüfung




Schrieb Kanzlei für Steuer- und Wirtschaftsberatung Dipl.-Kfm. Christian F. Götza am 22.11.2007

Kernproblem Obwohl seit dem Jahr 2002 zunehmend computergestützte, d. h. digitale Betriebsprüfungen erfolgen, ist die öffentliche Diskussion um die Belege, die steuerrelevant sind, nicht beendet. Rechtslage Von den Unternehmen sind alle steuerlich relevanten Daten für eine Prüfung bereitzuhalten. Welche Daten dies im Einzelfall sind, ist nicht allgemeingültig geregelt. Der Umfang der Steuerrelevanz wird daher vermehrt von den Finanzgerichten ausgelegt. Entscheidung Das Finanzgericht Düsseldorf hat sich in zwei Beschlüssen aus Februar 2007 zum Umfang der Steuerrelevanz digitalisierter Unterlagen geäußert. Speichert ein Unternehmen aufbewahrungspflichtige Dokumente durch Scannen als digitale Abbilder, dann sind auch diese Bilddaten "maschinell" mittels Bildschirmzugriff auswertbar, so das FG. Ersatzweise vorgelegte Papierausdrucke verbieten dem Prüfer auch nicht das digitale Zugriffsrecht auf das Dokumentenarchiv, das laut FG ohne Prüfung der Steuerrelevanz der Dokumente erfolgen kann. Keine Prüfung der Steuerrelevanz gilt auch für "originär" digital erstellte Buchhaltungskonten, auch wenn darauf steuerlich nicht relevante Geschäftsvorfälle verbucht werden. Das gelte schon deshalb, weil die Buchhaltung als Gesamtheit geprüft wird. Konsequenz Digitale Dokumentenarchive müssen für die Betriebsprüfung in maschinell auswertbarer Form bereitgehalten werden, z. B. durch Lesezugriffe auf Bilddaten bzw. Zugriff auf Einzeldatensätze einschließlich Stammdaten im Rahmen der Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung. Praxishinweis Steuerpflichtige müssen digitale Archive von vornherein trennen in steuerlich relevante und nichtrelevante Daten. Das Argument, eine Trennung sei nachträglich nicht mehr möglich, verhindert nicht den durch die Finanzgerichte nun auch abgesegneten Zugriff der Betriebsprüfung auf digitale Dokumentenarchive. Eine Trennung zwischen originär digitalen und nachträglich digitalisierten Unterlagen entspricht auch nicht dem Gesetzeszweck, so das FG.




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